省新聞出版（版權）局關于印發《江蘇省新聞出版
（版權）行政許可案卷規范（試行）》的通知
蘇新出政發〔2011〕16號 2011年4月11日
各市、縣（市、區）文化廣電新聞出版局，省局機關各處室：
為進一步規范行政許可行為，提高行政執法水平，推動全省新聞出版（版權）行政許可案卷規范化、制度化、法制化建設，根據《中華人民共和國行政許可法》和《江蘇省行政許可監督暫行規定》，結合我省實際，特制定《江蘇省新聞出版（版權）行政許可案卷規范》，現予以下發，希認真貫徹執行。
江蘇省新聞出版（版權）行政許可案卷規范（試行）
第一章 總 則
第一條 為推動全省新聞出版（版權）行政許可案卷規范化、制度化、法制化建設，進一步規范行政許可行為，提高行政執法水平，根據《中華人民共和國行政許可法》、《中華人民共和國檔案法》、《江蘇省行政許可監督暫行規定》，制定本規范。
第二條 本規范適用本省新聞出版（版權）行政許可案卷立卷歸檔及評查檢測。
第三條 本規范所稱行政許可案卷，是指全省各級新聞出版（版權）行政機關，依法履行行政審批職能作出“準予”或“不予”行政許可決定，經過分類、整理，立卷、歸檔文書后所形成的全部檔案材料的組合，涉及受理、審核、告知、補正、承辦、勘驗、檢測、聽證、決定、送達等行政許可實施程序。
第四條 本規范所稱案卷評查檢測，是指本省上級新聞出版（版權）行政機關對下級新聞出版（版權）行政機關、各級新聞出版（版權）行政機關對所屬行政許可承辦部門行政許可案卷的評查檢測。行政許可案卷的立卷歸檔，由依據相關規定履行行政審批職能的業務處室（或部門）負責。
第五條 本省各級新聞出版（版權）行政機關，應當在作出“準予”或“不予”具體行政許可行為終結之日起30個工作日內，將實施該具體行政行為過程中形成的相關文書材料，按照一定的標準和順序分類整理，立卷歸檔。
第六條 行政許可案卷的管理工作和評查結果，列入各級新聞出版（版權）行政機關年度依法行政考核指標體系，列為專項考核內容。
第二章 法制規范
第七條 本規范所稱法制規范，是指案卷內容所體現和反映的各級新聞出版（版權）行政機關實施行政許可具體行政行為的合法性要求。立案歸檔的行政許可案卷，必須符合主體合法、許可事項合法、適用法律依據合法和許可程序合法等相關標準。
第八條 實施主體合法
（一）新聞出版（版權）行政許可依法由各級新聞出版（版權）行政機關依照法定權限組織實施；
（二）上級行政機關授權委托下級行政機關實施新聞出版（版權）行政許可的，必須具有法律、法規、規章依據，出具授權委托法律文書并予以公告；
（三）實施新聞出版（版權）行政許可的執法人員，須持有省政府或新聞出版總署頒發的行政執法證件。
第九條 許可事項合法
（一）受理的許可事項必須是依法設定的新聞出版（版權）行政許可事項。
（二）承辦許可事項必須是經政府法制部門審核確認現行有效的事項。
第十條 適用法律依據合法
（一）所適用的法律依據必須為現行有效的法律、法規、規章，使用全稱，并準確引用到條、款、項、目；
（二）依據技術規范、技術標準作出決定的，引用的技術規范、技術標準準確無誤。
第十一條 程序合法
（一）實施行政許可應按照申請、受理、審查、（聽證）、決定、送達的步驟進行；
（二）實施行政許可每一執法活動的內容、過程和結果都應當有相應的法律文書記載；
（三）實施行政許可的行為方式必須符合法定要求。
1. 申請階段。須有申請人提交的行政許可申請書或有預定格式的行政許可申請表；對于申請材料不齊全或者不符合法定形式的，應當有行政機關的補正告知書。
2. 受理階段。是否受理的決定應當在法定期限內作出；行政機關應當制作受理或不受理的書面通知；凡不予受理的，要書面告知不予受理的理由。
3. 審查階段。申請人提交的申請材料齊全，符合法定形式的，行政機關能夠當場作出決定的，應當當場作出書面的行政許可決定；根據法定條件和程序，需要對申請材料的實質內容進行核實的，行政機關應當指派兩名以上工作人員進行核查并制作書面核查意見書；依法應當先經下級行政機關審查后報上級行政機關決定的行政許可，下級行政機關應當在法定期限內將初步審查意見和全部申請材料直接報送上級行政機關；依法應當告之陳述、申辯權的，行政機關應制作陳述、申辯權利告知書；依法采取招標方式決定行政許可的，應當有涉及招標的相關材料；有數量限制的行政許可，兩個或者兩個以上申請人均符合法定條件、標準的，應當根據受理行政許可申請的先后順序作出準予行政許可的決定，法律、行政法規另有規定的，依照其規定；賦予公民特定資格的，應當有行政機關或者行業組織實施考試的相關文書或有關材料；賦予法人或者其他組織特定資格、資質的，應當有對申請人專業人員構成、技術條件、經營業績和管理水平等進行綜合評定的書面材料；依法需要檢驗、檢測、檢疫的，應當由負責實施檢驗、檢測、檢疫的機構根據法定條件或者相關技術標準、規范的要求，出具結論性意見；依法應進行鑒定或專家評審的，應當有鑒定結論或專家評審意見書；依法應按照其他特別程序進行審查及審核的，應有相關的書面材料。
4. 聽證階段。按照《江蘇省行政許可聽證程序暫行規定》（蘇政辦發〔2004〕74號）組織實施聽證，并制作相應的文書。
5. 決定階段。是否準予行政許可的決定，行政機關應當在法定期限內依法作出；不予行政許可的決定，行政機關應書面說明理由，并告知申請人依法享有申請行政復議或提起行政訴訟的權利；延期作出行政許可決定的，應當有延期的批準文書和告知申請人延期理由的書面通知。
6. 送達階段。法律文書的送達要符合法定時限和方式。以下法律文書應當送達，且案卷中應有相應的送達回證：受理或不予受理行政許可申請通知書；陳述、申辯權利告知書；行政許可聽證權利告知書；舉行行政許可聽證通知書；準予行政許可或不予行政許可決定書；行政許可證件及其他重要法律文書等。
7. 依法進行變更或者延續的，應有相關文書。
第三章 文書規范
第十二條 本規范所稱文書規范，是指對新聞出版（版權）行政許可案卷所列各項文書資料的規范性要求，涉及實施行政許可每個階段應具備的各種法律文書及其內容要素的要求。
第十三條 行政許可的實施過程應當形成文書材料；文書制作應當格式統一、內容完整、表述清楚、用語規范。
第十四條 申請階段。案卷中除申請人提交的行政許可申請書或者預定格式的行政許可申請表及相關材料外，還應當包括行政機關制作的具有法律文書效力的申請材料補正告知書。
（一）行政許可申請書（表）。應當包含的內容：
1. 申請人基本情況（包括公民姓名、性別、住址、電話等，單位名稱和法定代表人或負責人姓名、地址等）；
2. 申請的許可事項加申請人簽名或蓋章；
（二）申請材料補正告知書。應當包含的內容：
1. 申請人名稱（姓名）；
2. 申請的事項；
3. 補正的理由、內容；
4. 行政機關專用印章及日期（年、月、日）。
第十五條 受理階段。應制作以下文書：
（一）行政許可申請受理通知書。應當包含的內容：
1. 申請人名稱（姓名）；
2. 申請的時間、事項；
3. 申請提交的材料；
4. 受理決定意見；
5. 行政機關專用印章及日期（年、月、日）。
（二）行政許可申請不予受理決定書。應當包含的內容：
1. 申請人名稱（姓名）；
2. 申請的時間、事項；
3. 申請許可的途徑；
4. 不予受理的理由及法律依據；
5. 受理決定意見；
6. 申請人依法享有的權利；
7. 行政機關專用印章及日期（年、月、日）。
第十六條 審查階段。主要的法律文書有：
（一）核查筆錄。應當包含的內容：
1. 核查的起止時間、地點；
2. 核查人和記錄人的姓名；
3. 核查對象；
4. 核查的情況和內容；
5. 核查對象對筆錄的意見（應注明“情況屬實”的字樣并簽名或蓋章）。被核查對象拒絕簽字的，應在筆錄中注明，由見證人或兩名以上承辦人員簽名或蓋章并說明原因；
6. 筆錄中有涂改之處時，應有核查對象捺手印、蓋章或簽名；
7. 核查的意見。
（二）行政許可利害關系人告知書。應當包含的內容：
1. 被告知人的名稱；
2. 告知的事項及內容；
3. 依法享有的權利及相關法律依據；
4. 行政機關印章及日期（年、月、日）等。
（三）陳述、申辯筆錄。應當包含的內容：
1. 起止時間、地點；
2. 承辦人和記錄人的姓名；
3. 陳述、申辯人的基本情況（應記載其姓名、性別、年齡、住址、單位、職務等）；
4. 陳述、申辯的內容；
5. 陳述、申辯人對筆錄的意見（應有“記錄屬實”的字樣并由陳述、申辯人逐頁簽名或蓋章）；
6. 所記錄內容有更改的，應由陳述、申辯人在更改處捺手印。
第十七條 聽證階段，應制作以下文書：
（一）行政許可聽證權利告知書。應當包含的內容：
1. 被告知人名稱（姓名）；
2. 告知的事項及內容；
3. 依法享有的權利及相關法律依據；
4. 提出聽證申請的法定期限；
5. 行政機關印章及日期（年、月、日）。
（二）因申請人放棄聽證權利而未舉行聽證的，應有書面記載，并注明日期（年、月、日）。
（三）舉行許可聽證通知書。應當包含的內容：
1. 申請人姓名（名稱）；
2. 舉行聽證的具體時間、地點和方式；
3. 聽證事項；
4. 聽證主持人、聽證員、記錄人的姓名；
5. 告知申請人參加聽證應注意事項以及可以委托代理人參加聽證和有要求聽證主持人回避的權利；
6. 行政機關印章及日期（年、月、日）。
（四）行政許可聽證公告。應當包含的內容：
1. 聽證的事項名稱；
2. 聽證的依據；
3. 舉行聽證的行政機關；
4. 聽證的具體時間、地點、方式；
5. 行政機關印章及日期（年、月、日）。
（五）行政許可聽證筆錄。應當包含的內容：
1. 行政許可事項名稱；
2. 舉行聽證的起止時間、地點、方式；
3. 聽證主持人、聽證員、記錄人、參加人的基本情況（姓名、性別、工作單位、職務、電話、住址等）；
4. 審查人員提出審查意見的證據、理由、依據；
5. 申請人陳述、申辯的內容；
6. 利害關系人質證的內容；
7. 聽證主持人、聽證員、記錄人、當事人、代理人、有關證人等確認無誤后簽字或者蓋章。
第十八條 決定階段。應制作以下文書：
（一）行政許可決定審批表。應當包含的內容：
1. 申請人基本情況（公民的姓名、性別、年齡、住址等；單位的名稱、法定代表人或負責人姓名、職務、地址等）；
2. 申請許可的事項名稱；
3. 申請許可的事項；
4. 申請時間及受理時間；
5. 審查情況及適用的法律依據（法律、法規、規章及條款）；
6. 承辦人、審核人、審批人意見、簽名及日期（年、月、日）。
（二）準予行政許可書面決定。行政機關依法作出準予行政許可書面決定，應當包含下列內容：
1. 申請人名稱（姓名）；
2. 申請的許可事項；
3. 審查情況；
4. 許可決定的依據；
5. 決定內容；
6. 行政機關名稱、印章；
7. 作出決定的日期（年、月、日以行政機關負責人批準或決定的日期為準）。
（三）不予行政許可書面決定。行政機關依法作出不予行政許可書面決定，應當包含下列內容：
1. 申請人名稱（姓名）；
2. 申請的許可事項；
3. 審查情況；
4. 不予許可的理由、法律依據；
5. 決定內容；
6. 申請人依法享有的權利；
7. 行政機關名稱、印章；
8. 作出決定的日期（年、月、日以行政機關負責人批準或決定的日期為準）。
（四）準予變更行政許可書面決定。行政機關依法作出準予變更行政許可書面決定，應當包含以下內容：
1. 申請人名稱（姓名）；
2. 申請變更許可的時間、具體事項；
3. 審查情況；
4. 準予變更許可的依據；
5. 準予變更許可的決定內容；
6. 辦理變更手續的時限；
7. 行政機關名稱、印章；
8. 作出決定的日期（年、月、日以行政機關負責人批準或決定的日期為準）。
（五）不予變更行政許可書面決定。行政機關依法作出不予變更行政許可書面決定，應當包含以下內容：
1. 申請人名稱（姓名）；
2. 申請變更許可的時間、具體事項；
3. 審查情況；
4. 不予變更許可的理由、法律依據；
5. 不予變更許可的決定內容；
6. 申請人依法享有的權利；
7. 行政機關名稱、印章；
8. 作出決定的日期（年、月、日以行政機關負責人批準或決定的日期為準）。
（六）準予延續行政許可書面決定。行政機關依法作出準予延續行政許可書面決定，應當包含以下內容：
1. 申請人名稱（姓名）；
2. 申請延續許可的時間、具體事項；
3. 審查情況；
4. 準予延續許可的依據；
5. 準予延續許可的決定內容；
6. 行政機關名稱、印章；
7. 作出決定的日期（年、月、日以行政機關負責人批準或決定的日期為準）。
（七）不予延續行政許可書面決定。行政機關依法作出不予延續行政許可書面決定，應當包含以下內容：
1. 申請人名稱（姓名）；
2. 申請延續許可的時間、具體事項；
3. 審查情況；
4. 不予延續許可的理由、法律依據；
5. 不予延續許可的決定內容；
6. 申請人依法享有的權利；
7. 行政機關名稱、印章；
8. 作出決定的日期（年、月、日以行政機關負責人批準或決定的日期為準）。
第十九條 送達階段。送達法律文書應當制作、使用送達回證。應包含的內容：
1. 送達文書（行政許可證件）的名稱及文號（證號）；
2. 受送達人姓名（名稱）；
3. 送達人姓名；
4. 送達的時間、地點；
5. 送達方式（代收送達、留置送達的應在備注中注明；公告送達應將公告文書歸檔入卷；郵寄送達的可以將掛號信回執粘貼于備注中）；
6. 收件人（受送達人）或見證人簽名并注明日期（年、月、日）。
第四章 立卷規范
第二十條 本規范所稱立卷規范，是指對新聞出版（版權）行政許可案卷的技術性要求，涉及書寫、打印、排序、編目、頁碼、裝訂、封面、卷名、卷號等不同要素的技術要求和操作規范。
第二十一條 行政許可案卷可分類歸檔，重大行政許可事項或依法履行論證、聽證、勘驗、檢測、鑒定的行政許可事項，實行一案一卷、一卷一號制度。涉及國家秘密、商業秘密、個人隱私的案卷，可以實行一案二卷，即正卷和副卷。
第二十二條 卷內文書應當使用正式打印文本或以鋼筆、簽字筆或毛筆書寫。當事人提供的材料使用鉛筆或圓珠筆的，入卷前應予復印。
第二十三條 行政許可案卷使用統一制式的卷皮。
第二十四條 卷內目錄和備考表填寫規范，案卷裝訂無金屬物，并符合檔案法的其他要求。
第二十五條 卷內文書材料排列順序，為準予行政許可或不予行政許可決定和送達回證在前，其余按申請、受理、審查、（聽證）、決定、送達順序排列。
第二十六條 卷內文書采用阿拉伯數字逐頁編碼，正頁在右上角、反頁在左上角編寫。
第二十七條 不能隨文書裝訂立卷的材料，應放入材料袋中，隨卷歸檔，并在備考表中注明。材料袋上應注明證據的名稱、數量、拍攝時間、地點等內容；不能隨文書立卷裝訂的錄音、錄像或實物證據，需在備考表中注明錄制的內容、數量、時間、地點、責任人及存放地點等內容。
第二十八條 紙張無破損，破損文書應修補或復制。卷內文書材料應統一使用A4型紙，文書過小的應襯紙粘貼，文書過大的應折疊整齊。
第二十九條 案卷中不得涂改，如確需涂改，必須在涂改處捺手印，并注明涂改的原因及理由。
第三十條 案卷保存期限，由立卷機關依照檔案法有關規定執行。
第五章 評查規范
第三十一條 本規范所稱評查規范，是指對新聞出版（版權）行政許可案卷評查或抽樣檢測工作的制度性要求，涉及職責分工、組織實施、送評卷宗期限、評查結果通報、優秀案卷表彰等。
第三十二條 本省各級新聞出版（版權）行政機關應當建立案卷評查制度，所屬法制機構或相關部門具體承擔案卷評查組織工作，并加強對本行政機關及下級行政機關案卷管理和評查工作的指導、監督。
第三十三條 案卷評查采取定期評查與抽樣檢測相結合方式進行。評查或檢測對象可以是本省各級新聞出版（版權）行政機關，也可以是部分市、縣新聞出版（版權）行政機關。省新聞出版（版權）局每兩年組織一次行政許可案卷評查，適時組織行政許可案卷抽樣檢測。
第三十四條 組織新聞出版（版權）行政許可案卷評查或抽樣檢測，應制定實施方案，明確實施步驟，接受評查或檢測的行政機關，逾期未按規定報送參評案卷的，視作自動放棄，年度依法行政考核此項計零分。
組織新聞出版（版權）行政許可案卷評查或抽樣檢測，要完善案卷交接手續，評查機關和送評機關工作人員要分別在案卷移送交接單上簽字，評查或檢測結果公布后30日內，評查機關應將送評案卷退送參評機關。
第三十五條 案卷評查結果分為優秀、合格、不合格三個等次，可以適當形式予以通報或者公布。對優秀案卷應予表彰，并可組織展覽、觀摩等交流活動。對經評查組織機構認定不符合有關形式規范要求的案卷，應按本規范及時進行整改。
第六章 附 則
第三十六條 本規范中所稱行政機關負責人，是指該行政機關的法定代表人或主管負責人。
第三十七條 本規范所稱的時間要具體到年、月、日。
第三十八條 本規范所稱的地址要具體到市、縣（市、區）、路、門牌號、樓層、房間號或鄉、村、組。
第三十九條 本規范由江蘇省新聞出版（版權）局負責解釋。自2011年5月11日起施行。
附：行政許可案卷主要文書格式（略）